Как избавиться от надоевших дел

Три года занимались проблемой повышения продуктивности труда менеджеров профессор Джулиан Биркиншоу из Лондонской школы бизнеса и эксперт по продуктивности PA Consulting Group Джордан Коэн. Они сделали весьма ожидаемый вывод: нужно оставлять себе наиболее важные дела, а малозначимые передавать подчиненным. Оказывается, профессионалы-управленцы в течение рабочего дня тратят на «мелочевку» более 40% рабочего времени. Исследователи считают, что менеджеры просто цепляются за мелкие дела. Так они чувствуют себя нужными, «наваливая» на себя огромный объем работы, что, в общем-то, нравится шефу, но расслабляет подчиненных, мешая им стать специалистами, а самому менеджеру выполнить то, что на самом деле гораздо важнее рутины.

Какой выход?

Вспомните Карнеги, который писал, что даже для самого блестящего ума не под силу думать одновременно более чем об одной вещи. Исследователи считают, что, прежде всего, нужно тщательно проанализировать, чем в течение дня приходится заниматься менеджеру. Т.е. ему необходимо самому создать «фотографию» своего рабочего дня, которая покажет:

• на что уходит больше всего времени
• сколько времени уходит на решение основных проблем
• сколько времени отнимает рутина
• какая часть времени «пропадает» на встречах и совещаниях
• насколько эффективно взаимодействие с подчиненными или коллегами
• так ли нужны длительные разговоры по телефону и т.д.

Анализ позволит выделить наиболее важные задачи, решение которых актуально для компании. Остальное следует либо перенести на другое время, либо передать коллегам или подчиненным (что, конечно, сделать непросто). Этот простой совет исследователей в разных компаниях, с которыми они работали, для пятнадцати менеджеров обернулся избавлением от массы надоевших дел. Они, в целом, стали свободнее на 6 часов, перестав задерживаться в офисе, освободили два часа от встреч и совещаний. В отдельных  случаях уже через три недели это привело к росту продаж на 5%, поскольку работе внутри отделов стало уделяться гораздо больше внимания. Но даже без существенного улучшения результатов у всех участников эксперимента высвободилась пятая часть рабочего дня, иными словами - целый рабочий день в неделю.

«Уделите время самому времени»

Этот слоган Энтони Тян, управляющий партнер Cue Bal, адресует тем, кому надоевшие дела мешают добиваться большей эффективности в работе. Его предложение несложно. Нужно попробовать ответить себе самому на пять вопросов:

• есть ли целевая определенность у вашей работы? Здесь нужен ответ не на то, что вы делаете, а почему вы это делаете
• трудоголик, но не можете достичь цели? Речь идет о господстве краткосрочных задач, хотя часть из них не имеет отношения к корпоративным целям
• давно ли вы анализировали свой ежедневник? Нужно ответить на вопрос, на что уходит рабочее время и обнаружить приоритеты
• выделяете ли вы время на размышления? Не приходите на встречи и совещания неподготовленными, выделяйте минут 30 на «включение» в проблематику
• не вредите ли вы эффективности своего труда, стремясь все делать одновременно?

Энтони Тян рекомендует сосредоточиться на цели, а не на постоянной занятости, тогда с надоевшими делами будет справиться легче.